ウエディングプランナーという職業を一度は耳にした事があると思う。
「一生に一度の結婚式に携わる華やかな仕事」
そんなイメージを持っている人はたくさんいるだろう。
でも実際は事務処理が多く、業務が次から次へと増えてきて
通常では考えられないくらいの残業をしていたり
挙式当日は朝早くから準備して夜遅くまで
ご飯を食べる時間も無いくらい走り回っている時もある。
とにかく相当な気力、体力、熱意がないと続ける事が出来ないくらいハードな職業なのだ。
そんな環境だからこそ効率良く仕事が出来るように工夫しなければならない。
ウエディングプランナーをしていた当時は、
どうやったら効率良く仕事が出来るようになるのか常に考えていたくらいだ。
その頃に得た仕事を効率よく回す為に実践していた方法は
今も仕事をする上ですごく役立っている。
今回はいそがしい中でも成果が出る仕事術について実際の経験談を元に伝えていきたいと思う。
■手帳をフル活用する
仕事でスマホなどの電子手帳を使っている人はたくさんいると思う。
でも僕がおすすめするのはアナログの手帳で
1日のタイムスケジュールが縦になっているものだ。
なぜタイムスケジュールが横ではなく縦かというと、横だと文字を縦に記入しなければならない。
普段文字を書く時は横書きの人がほとんどだと思う。
タイムスケジュールが縦じゃないと普段通り書けないのだ。
また、タイムスケジュール欄の下にメモ書き出来るスペースがあればベスト。
そのスペースの活用方法は、各日にち毎にタスクを箇条書きに記入していく。
そのタスクを達成すれば横線を引いて消していくようにすると
一つ一つ仕事が終わっていくのが見れて、個人的にその作業がモチベーションアップにも繋がっていた。
アナログの手帳にする理由は、手帳を開いた時に1週間分一気に視界に入れる事が出来る事もある。
先の予定を見ながらペース配分を調整する事も仕事の一つ。
スケジュール管理を完璧にコントロール出来れば
1日1日の負担を分散できるようになるのだ。
■問い合わせを最小限に抑える
結婚式を経験した人は分かると思うが、
ほとんどの人が初めてで分からない事だらけ。
夢や希望を抱いていて絶対に失敗したくないから
抜け漏れが無いか不安をいつも抱えている状態になる事が多い。
その不安を消すために頼れるのはプランナーしかいないから
新郎新婦はいろんな質問をしたい状態になりやすい。
結婚式はだいたい4カ月前からプランナーとの打合せがスタートして
1カ月に平均8組の担当をしていた頃もあるので、
単純に計算して8×4で32組の新郎新婦様の打合せを並行して行う事になる。
その32組の新郎新婦から問い合わせが多いと
その対応だけでも相当な時間をとられてしまうのだ。
そうならない為に不安を打ち消す工夫をしなければならない。
結婚式当日までの予定を明確にしたり
宿題を出して相手から質問が来る前にこちらから先にメールを送ったり
プランナーそれぞれで微妙にやり方が違ったりする為
自分独自の資料を作って新郎新婦と共有するなど
「こんな不安を抱えて問い合わせしてくるだろう」という事を予測して先手を打つ。
そうすれば、お互いの信頼関係も高くなり問い合わせが少なくなってくる。
そうして空いた時間を他の作業をする時間にすればより効率的に仕事を進める事が出来る。
■朝の時間を有効活用
業務が始まると電話対応、打合せ、急な接客、クレーム対応など
自分ではコントロール出来ない部分で業務が発生する事がほとんど。
期限が迫っている業務を優先的に処理していくが
別の事で手がとられてあっちに行ったりこっちに行ったりして
うまく業務が回らない経験は誰でもあると思う。
そうならない時間が業務が始まる前の朝の時間だ。
この時間はまさにゴールデンタイムで誰にも邪魔されずに
黙々と処理を進める事が出来る。
同じ業務を朝誰もいない時間にするのと、皆が動き出してからするのとでは
圧倒的に進められる仕事量が違ってくる。
朝は苦手と思う人はたくさんいると思うが、
皆より1時間でも早めにきて業務を進めれば
それだけ早くその日のタスクを達成出来るので、通常よりも早く帰ることが出来て
結果的に仕事をしている時間は減り、プライベートの時間も確保できるようになる。
■毎日誰かの業務を手伝う
プランナーは自分の業務だけでいっぱいいっぱいになる人が多く
全員が目の前の仕事を片付ける事に必死で誰かを手伝う余裕なんて無い。
そんな環境だからかもしれないが、ささいな事でも何か一つ業務を手伝うだけでかなり感謝される。
1日の中で必ず30分～1時間誰かの業務を手伝う習慣をつける。
そうすると共に働く同僚や先輩、上司からの信頼を得られるだけでなく
本当に自分が困っている時に多少無理をしてでも周りが助けてくれるようになる。
結婚式は稀に予想だにしないトラブルが発生して何時間も手を取られる事もあるし
持込のグッズが多くて挙式当日飾り付けをするのに短い時間の中で正確さが求められたりする。
絶対に1人で1つの結婚式を創り上げることなんて出来ない。
そんな環境の中でいかに周りの人が気持ち良く手伝ってくれる関係性が
出来ているか出来ていないかは本当に重要な事なのだ。
■他部署やパートナー会社とのコミュニケーションを密にする
どんな会社も様々な部署やパートナー会社が存在する。
自分が所属している部署以外とのコミュニケーションが出来ていないとトラブルが起こる原因となる。
なぜなら、普段から自分の考え方や相手の考え方を理解していないと
同じ方向へ進もうとしても微妙なズレが生じてしまう。
いつも仕事をしている人の性格や癖を知る事はリスクを回避する事に繋がり
お互いが注意し合う場所が分かると事前の確認も取りやすく時間の短縮にもなる。
結婚式は準備が9割を占めている。
人生でたった1日しかない結婚式を最高の思い出にする為には
全ての部署や会社の連携が完璧に出来ていないと実現できないからだ。
時間があれば1分でも会話をして信頼関係を作るだけで
当日の成功率は劇的に変わってくる。
■お客様に貸しをつくる
お客様に貸しをつくるというとすごく悪い言葉だが、
お客様が不安に思っている事や面倒だと思っている事を
こちらから提案して親身になって解決することだ。
結婚式を迎える新郎新婦は常に不安やストレスがある状態にある事が多く
宿題を出しても次の打合せまでに持ってこなかったり
言った事を忘れて何度も質問してきたり、
スケジュールが合わずになかなか打合せが進まなかったりと
思い通りにいかない事がほとんど。
そんな中で、いくつかこちらから新郎新婦のお手伝いを進んでする事で
不安や負担を減らすと喜んでくれると共に信頼度が増す。
そうなると、ふとミスをしてしまったとしても
「いつも私たちの為に頑張ってくれてるから・・・」と許してくれる確率が上がる。
結婚式は些細なミスでも信頼関係が崩れる事があるくらい繊細な接客業だ。
こうした小さな積み重ねが後々に自分の身を助ける事になる。
■不平不満や愚痴を絶対に言わない
最後に基本的な事だが、幸せを形にする仕事をしている中で
不平不満や愚痴は絶対に言わないようにした方がいい。
負のオーラは周りに伝染して、悪影響しか与えない。
今まで積み重ねてきた共に働く人達や新郎新婦の信頼も
不平不満を言うだけで、近づいていた距離も少し離れてしまうような関係性になりかねないのだ。
常に周りの事を考えてポジティブに行動している人にこそ皆ついていきたいと思う。
これまでいろんな成果が出る方法を伝えてきたが
この基本的な姿勢を崩さなければ、全てが良い方向に進んで行くだろう。
仕事がいそがしい人は、これらを実践していくと今までと環境が大きく変わるかもしれない。
