今の時代はなんでも効率化を重視して機械的に自動で処理をしようとする傾向にある。
SNSの自動運用もそれに当たると思うし
普段のメールも定型文を使って簡略化する事もあると思う。
毎回同じ事を繰り返すだけでいいのであれば、それが一番効率的だ。
余計な事を考えずに時間の短縮だけを考えれいればいい。
だが、そんな時代だからこそ人よりも少し違う事をすれば
それだけで親切に思ってもらえたり、心がこもった対応ができるようになる。
手間と感じる事をあえてやる。
それはいつの時代であっても必要な考え方だと思う。
■いつもよりプラスのコミュニケーション
仕事をしているとメールと電話だけで仕事が終わってしまう事もある。
自分の処理が出来なくなってくると、余裕が無くなり無駄な部分を省く為
ついつい処理や対応が機械的になってしまうものだ。
そうなってくると、お客様から「機械的な対応をされた」といったクレームがくることがある。
全てのお客様にそうではなかったとしても、その時のメールは毎回同じような文章だったり
必要最低限の時しか連絡をしなかったり、誰にでも同じような対応をしていると
敏感な人はそっけなく感じてしまうのだ。
自分は機械的な対応をしていなかったとしても、
効率的に業務を行う事だけに気を取られて、相手の立場に立って物事を考えようとしなくなる。
それでは評価を得るどころかマイナスの印象をほとんどの人に与えてしまっている。
いつもより、ほんの少しメールの文章の中でその人への気遣いの言葉をかけてみたり
接客の時に前回コーヒーを注文していたら、「今日も前回と同じコーヒーですか？」と聞いてみたり
「自分は特別なんだ」と思ってもらえる何か一言があればいい。
そのひと手間が仕事をより効率的にするきっかけになるのだ。
■なぜ、ひと手間が効率的に仕事が出来るきっかけになる？
「ひと手間加えたら余計に時間がかかるじゃないか？」と思うかもしれないがそうではない。
クレームを経験した事がある人は分かると思うが
一度発生すると相当な時間とパワーが必要になる。
人によるかもしれないが100人接客したら1～2人はクレームを言ってくるような人に当たる。
「そこで費やした時間があればもっといろんな業務が出来たのに・・・」
と後から思った経験はないだろうか。
こうしたクレームを防ぐために必要なのがコミュニケーションだ。
普段からその人としっかりコミュニケーションが取れているのと取れていないのとでは
いざ問題が発生した時にクレームに繋がる確率が全然違ってくる。
普段から相手と仲良くなっていれば、相手にも情があるから
「今回はしょうがない。次から気を付けて」といった言葉で終わる。
毎日のほんの少しの気遣いにかける時間よりも
クレームに対応する時間の方が断然長いのであれば
どちらを選ぶかは答えが出ているだろう。
クレームが0の人とクレームが少しでもある人とでは
仕事の効率が全然違い、結果としてコンディションを整えやすく最高の結果を出す事が出来るようになる。
「手間と感じる事をあえてやる」
実際にやり続けると、そこまで手間に感じなくもなってくる。
こうした日々の改善というのは、時間を短縮というのは重要だと思うが
あえて時間のかかることをするというのも一つの方法だと僕は思う。
