あなたの会社は会議にどれくらいの時間を費やしていますか？
日本の会社は会議をする事が多く、時間も長いと言われている。
何かの意思決定をする為に役職者や限られた人が
貴重な時間を削って集まる会議は生産性が高い場所でないと採算が合わない。
みんな会議の為に自分の仕事をストップしているのだから
その時間があればもっと他の仕事が出来ただろうし
もしかしたらさらに売上や生産性を上げる何かを生み出していたかもしれない。
1時間とか2時間が毎週何回も会議がある会社では
効率的に仕事をする事は不可能に近い。
「会議なんて無くなればいいのに・・・
「会議の時間があと15分短かかったら・・・」
このような悩みを抱えている人は少なくない。
そんな会議の時間を短縮する為にはどうしたらいいのか。
効率化を図り、生産性をアップさせる為の
3つの具体的な行動について説明していきたいと思う。
■リーダーが徹底的に内容を決めておく
会議の在り方として勘違いしている人が多いのが
会議は議論を交わす場では無く、議論の相違を無くす場だという事だ。
議題に対してその場で意見を求めてまとめようと思ってもまとまらない。
大抵の会議はそうした話し合いをしていく事で
時間が1時間とか2時間とかかかってしまう。
それだけでどれだけの人の時間を奪っているか考えた事はあるだろうか。
効率化、生産性を上げる為にはそもそもの会議の在り方から見直す必要がある。
本当の会議とはリーダーが徹底的に会議の内容について
他の人が有無を言えないくらいまで落とし込んで発表する。
そうすると、会議に参加している人達はその内容に対して
細かい相違があるかどうかだけに注意すればいいだけになり
10分、15分で終わる会議になる。
議論を交わす事を前提とした会議だと
こんな短い時間で会議が終わるなんて考えた事はないだろう。
むしろ、会議の為に集まってくれた人達の為に
時間をかける事の方が正義だと感じている人もいるだろう。
本来、生産性を上げる為の会議とはこのような形という事を知っていなければならない。
■資料と議題を３日前から共有
資料と議題を最低3日前にメールで共有する事は
会議をする上で欠かせないタスクだと言える。
会議当日に議題を知ったり、資料に目を通す作業程、時間がかかる事はない。
事前に内容を把握して、それに対して自分の考えをまとめる時間があるからこそ
優れた意見や異なる視点からの改善案などの意見を吸い上げる事が出来る。
もしかすると、メールで伝えた内容で相違が無ければ
それだけで会議をする必要が無くなる可能性もある。
事前の準備段階で意見を交わし
内容を詰めていく事が出来れば、2回3回と会議を繰り返す必要もなくなり
今よりも時間を余分に使うことが出来るようになる。
会議とは事前の準備で9割決まるという事を知っていなければならない。
■ゴールと時間をあらかじめ決めておく
会議では必ず進行役を決めておく。
その進行役に課せられた任務は
「軌道修正」と「時間厳守」の2つだ。
会議をしていると話が違った方向に進む事がよくある。
そうした場合、別の問題点の浮上によって予定していた以上に
時間がかかる可能性が高くなる。
先程も述べたように、あらかじめ考えていない事に対して
その場で考えて議論する事程、時間の無駄な事は無い。
話が別の方向に行きそうになった時点で
議論の軌道修正を進行役は行わなければならない。
また、時間を決めて終了時間に合わせて内容を進めていく事も大切。
いつまでもダラダラと話し合っていても仕方がない為
10分前になったらここまで進めて、5分前にはまとめに入るような
タイムスケジュールに合わせて進められれば
ゴールへと全員が同じ目的に向かって意見を一致させる事が出来る。
このような3つの行動を元に会議をすれば
無駄な時間を費やさずに最短で価値のある意見を交換可能な場となるでしょう。
