仕事の速さは手帳で決まる!効率重視で選ぶ3つのこだわり

手帳は社会人になると7割以上の人が活用していると言われているくらい

仕事をする上で切っても切り離せないツール。

僕自身今までに何十種類もの手帳を使ってきたが

手帳をうまく活用する事で仕事のスピードが変化することに気付いた。

 

もともとウエディングプランナーという仕事をしていた経験から

多忙なスケジュールをいかに管理できるかが仕事を効率良くまわす

重要なカギになるということを身に染みて感じている。

 

仕事の速さは手帳で決まるといっても過言ではない。

今回は効率重視の手帳を選ぶ時のこだわりについてまとめてみた。

 

■一日のスケジュールは縦型を選ぶ

一日のスケジュールは縦型を選ぶ

手帳のスケジュールは大きく分けて縦型と横型がある。

人によって好みは様々だが、僕は縦型を選ぶようにしている。

 

なぜかというと、縦型と横型の大きな違いは文字を書く方向が異なるという事だ。

縦型のスケジュールにすると、必ず文字を横向きに書いていく。

逆に横型のスケジュールにすると、文字を縦向きに書かなくてはならない。

 

ここで考えてほしいのが、普段仕事をする時に提出する資料やメモなど

どちらの方向に書く事が多いだろうか?

おそらく横向きに書いている人が圧倒的に多いと思う。

 

ワードでもエクセルでも基本的に文字は横向きだから

無意識にその方向に書いたり読んだりする事に慣れてしまっている為

まずは縦型をベースに選ぶことをおすすめする。

 

また、手帳を開いた時に一週間のスケジュールが左右のページ全体で把握出来るものを選ぶ。

一週間全てのスケジュールを一目で見る事が出来ると

全体的なペース配分を調整する事が出来るようになる。

 

打合せが続いた後は事務処理をする時間を入れたり

残業が続いたら残業調整ができるように、全体を把握する事でコントロールしやすくなるのだ。

 

■スケジュールの下にメモ欄がある

一日毎にスケジュールの下に小さくてもいいのでメモ欄がある事はとても重要だ。

そこには、その日に必ずやらなくてはならないタスクを箇条書きに記入する欄として使用する。

 

期限が決まっている業務の期限日やそれを開始する日などを

明確に細かく記入していく事で抜け漏れを無くす役割を果たす。

そのタスクを達成すれば横線を引いて一つずつ消していく。

この作業だけでも業務が少なくなっていく感覚は終わりに近づいていくのを可視化できるので

消していく作業は意外と楽しくモチベーションアップにも繋がる。

 

このメモ欄を利用して抜け漏れを無くし、早め早めに業務に取り組む習慣をつければ

自然と業務スピードも上がってくる。

 

■リング式ではなくフラットなタイプの手帳を選ぶ

リング式ではなくフラットなタイプの手帳を選ぶ

手帳にはリング式とフラットなタイプの二種類がある。

これは好みになってくるが、フラットなタイプの手帳の方をおすすめしている。

 

リング式は狭い空間でも折りたたむ事ができたり

自分でカスタマイズできるといった利点があるが

リングが手に当たって書きにくいというデメリットがある。

右利きの人は左側のページ、左利きの人は右側のページが描きにくく

特にリングに近い場所の文字を書く時に僕はストレスを感じる。

 

フラットなタイプであれば、そんなストレスを感じる事がなく書けるし

カスタマイズしなくても今の手帳は機能的に不自由しないと思う。

 

手帳は人によって求める機能はそれぞれだと思うが

毎日のスケジュールを時間単位で細かく管理しないといけないくらい

いそがしい人におすすめの手帳として今回僕のこだわりをまとめてみた。

効率よく仕事がしたい、今の手帳が使い辛いと感じている人は参考にしてみてください。